Tutorial de Valor Agregado
| Integrante | Matrícula |
|---|---|
| Leonardo Arthur Degolim Oliveira | 14/0025171 |
| Matheus Figueiredo Pimenta | 14/0047743 |
| Naiara Andrade Camelo | 15/0043449 |
| Victor Hugo Lopes Mota | 13/0136581 |
- Objetivo
-
Fases do Plano de Gerenciamento de Custos
2.1. Planejar o Gerenciamento dos Custos
2.2. Estimar os custos
2.3. Determinar o Orçamento
2.4. Controlar os Custos -
Tutorial de Valor Agregado
3.1. Tutorial Estimativa de 3 pontos
3.2. Tutorial GVA
3.2.1 Siglas
3.2.2 Índices
3.2.3 Planilha Valor Agregado
3.2.4 Gráficos
3.2.5 Análise de Índices - Referências
O objetivo deste tutorial é auxiliar os futuros grupos de GPP na estimativa de seus custos. Para realizar uma boa estimativa dos custos do projeto, tem que se levar em consideração os processos de planejamento, financiamentos, estimativas, orçamentos e isso deve ser controlado afim de que o projeto seja finalizado dentro do orçamento aprovado. Ao fim será explicado quais etapas são mais utilizadas na disciplina de GPP.
Nesse tutorial será abordado as 4 etapas principais do documento de gerenciamento de custos do projeto segundo o PMBOK. Essas etapas serão explicadas ao longo deste tutorial e elas são:
-
Planejar o gerenciamento dos custos
-
Estimar os custos
-
Determinar o orçamento
-
Controlar os custos
A parte inicial do planejamento, se faz sobre a discussão dos elementos necessários para que o gerenciamento dos custos possa ser feito. Itens como custo de RH e de equipamentos, além do tempo necessário para a conclusão do projeto são discutidos e avaliados nessa parte.
Os custos do projeto são calculados com base nos entregáveis de valor, presentes na EAP e no cronograma do projeto, esse último sendo indispensável para o controle dos custos durante as iterações.
O passo a passo de como determinar o Orçamento Inicial será feito no tópico 2.3
Todo projeto é composto por diversas atividades que, quando finalizadas, o projeto em si é finalizado.
Para calcular a duração dessas atividades existem diversas ferramentas, mas nesse tutorial será explicado o método da Estimativa de 3 Pontos, que é o mais utilizado pelos grupos da disciplina. Este método permite que as horas sejam calculadas e com isso os custos das atividades.
Para fazer a estimativa do projeto, tanto de tempo como de custos, basta somar os valores referentes às atividades.
-
O - Estimativa Otimista
-
M - Estimativa Realista
-
P - Estimativa Pessimista
As estimativas de horas (tempo) é baseado nas atividades planejadas no cronograma. A Estimativa Otimista é o melhor cenário possível, onde tudo deu certo sem nenhuma pendência para outra interação. A Estimativa Realista é o cenário real, onde acontecem os erros, mas também acontecem acertos. A Estimativa Pessimista é o pior cenário possível.
Para a realização de um bom orçamento em TI é fundamental o conhecimento ou familiaridade com planejamento financeiro e as finanças da organização (se for o caso). A premissa básica para o orçamento de qualquer setor é estar alinhado ao planejamento estratégico. O orçamento é feito primeiro, com ajuda de planilhas e pesquisas, sobre tudo o que é preciso para o projeto/organização como composições, serviços, mão-de-obra, impostos, máquinas e equipamentos, além de custos indiretos.
O orçamento em TI também deve alinhar o que foi provisionado anteriormente e o que foi efetivamente realizado. O ideal é que esse balanço seja feito periodicamente para evitar um desequilíbrio entre o aprovado nos orçamentos anteriores e o posto em prática pela empresa. Essa diferença é o temido “backlog”. Quanto menor ele for, melhor. Além disso, todo orçamento deve prever uma “margem de segurança”, que é uma reserva financeira para gastos que não possam ser previstos e demais emergências. ¹
Nesta etapa é determinado qual será o orçamento do projeto a ser desenvolvido. Há basicamente duas partes básicas: Recursos Humanos e Equipamentos e Serviços.
Passo 1 - Determinar preço da hora do integrante:
OBS - O método de determinar o preço de cada pessoa é algo que varia de grupo a grupo. Nesse tutorial será calculado com base no Relatório de Gestão da UnB.
| Valor médio de um aluno de Software é | R$ 11.020,00 |
| Considerando o tempo de curso de | 5 anos (10 semestres) |
| E é necessário a obtenção de | 240 créditos. |
| Considerando um sistema ideal, em que cada semestre o aluno pegue | 240 / 10 = 24 créditos por semestre |
| Sabe-se que em 1 ano tem | 2 semestres |
| E que cada crédito é estimado em | 15 horas por aula. |
Portanto 11.020 / (15 * 2 * 24) ≅ R$ 15,30
Passo 2 - Relacionar o valor de cada pessoa pelo tempo do projeto:
OBS - Considerando a disciplina de GPP, o desenvolvimento do projeto se dá em dois momentos (metodologias) diferentes, por isso a quantidade de horas trabalhadas em cada momento pode diferir.
Siglas:
- QP - Quantidade de Pessoas (membros da equipe)
- HS - Horas por Semana (por pessoa)
- S - Semanas (duração do projeto)
- PP - Preço por Pessoa (calculado anteriormente)
| QP | HS | S | PP | Custo Final | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Membro (Metodologia Tradicional) | QP1 | x | HS1 | x | S1 | x | PP1 | = | R$ H.HHH,HH |
| + | |||||||||
| Membro (Metodologia Ágil) | QP2 | x | HS2 | x | S2 | x | PP2 | = | R$ Y.YYY,YY |
| + | |||||||||
| Coaches | QP3 | x | HS3 | x | S3 | x | PP3 | = | R$ Z.ZZZ,ZZ |
| = | |||||||||
| Custo Estimado | R$ X.XXX,XX |
OBS - Os equipamentos e serviços utilizados também variam por equipe, cada grupo deve considerar nesse tópico apenas aquilo que for realmente necessário para que o desenvolvimento do projeto possa ocorrer. Alguns exemplos são notebooks, internet, energia elétrica e aluguel do local de trabalho.
Siglas:
- EQ - Equipamentos/Serviços
- PU - Preço Unitário
- Q - Quantidade
| PU | Q | Custo Final | |||
|---|---|---|---|---|---|
| EQ1 | PU1 | x | Q1 | = | R$ H.HHH,HH |
| + | |||||
| EQ2 | PU2 | x | Q2 | = | R$ Y.YYY,YY |
| + | |||||
| EQ3 | PU3 | x | Q3 | = | R$ Z.ZZZ,ZZ |
| = | |||||
| Custo Estimado | R$ X.XXX,XX |
| Custo de Recursos Humanos | Custo de Equipamentos e Serviços | Custo Total Estimado | ||
|---|---|---|---|---|
| R$ Y.YYY,YY | + | R$ Z.ZZZ,ZZ | = | R$ X.XXX,XX |
Nesta etapa é feito o monitoramento do andamento do projeto para atualização constante do orçamento e o gerenciamento das mudanças realizadas no base dos custos.
A estrutura analítica de projeto (EAP) é feita antes das atividades e do cronograma e servirá de base para faze-los posteriormente. Uma EAP é feita para mostrar os pacotes em alto nível o que será entregue de valor para o cliente. Também deve conter uma linguagem que o cliente entenda ao ler. Após fazer os pacotes da EAP, eles servirão de base para fazer as atividades, pois serão as macro atividades. A partir das macro atividades deve-se escrever todas as atividades, posteriormente ordenar as atividades, estimar prazos de entrega, colocar dependências entre atividades e ao estar gerenciando em paralelo tem-se o cronograma feito.
Passo 1: Para a Estimativa de 3 pontos é necessário primeiramente que a Estrutura Analítica de Projeto esteja definida. Segue modelo:
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Dica: Pode ser feito na ferramenta XMind.
Passo 2: A partir da EAP organizar o cronograma e todas as suas respectivas atividades necessárias para a realização do projeto. Segue modelo:
Dica: Pode ser feito na ferramenta Gantter, que tem extensão no próprio Drive.
Passo 3: Criar 2 planilhas no Drive, um para os membros de MDS e outra para os membros de GPP.
Passo 4: Criar abas de planilhas que represente a quantidade de iterações que o grupo vai ter.
Passo 5: Na primeira planilha identificar informações como:
-
Qual a semana
-
Qual o período da semana (dia de início e fim)
-
Hora total da semana
Passo 6: Criar uma tabela para cada membro (GPP ou MDS), identificar com o nome do membro, data, hora, o nome da atividade e a hora total.
Passo 7: Para automatizar a hora total e a hora da semana, utilize dos meios que a planilha oferece, para fazer um somatório automático a cada adição de informação.
Passo 8: Repetir o mesmo processo nas outras abas das outras semanas.
O resultado das planilhas de acompanhamento dos membros:
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Passo 9: Depois para a então Estimativa de 3 pontos, é necessário criar outra planilha para que os membros de GPP possam fazer suas estimativas.
Passo 10: A planilha deve conter uma aba para cada membro de GPP.
Passo 11: Descrever todas as atividades do cronograma em seus respectivos pacotes da EAP.
Passo 12: Dividir a planilha em 3 colunas com as opções:
- Otimista
- Realista
- Pessimista
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Passo 13: Cada membro de GPP em sua respectiva aba colocar sua estimativa de hora para cada atividade e nos três cenários.
Passo 14: Depois é feito uma média das estimativas dos membros de GPP nos três cenários.
Passo 15: Em outra aba ou planilha é realizado a média dos cenários otimista, realista e pessimista para cada atividade.
Passo 16: Em outra aba ou outra planilha com a descrição de todas as atividades, acrescenta as colunas:
-
Tempo Otimista (em horas)
-
Tempo Realista (em horas)
-
Tempo Pessimista (em horas)
-
Quantidade de membros envolvidos
-
Tempo Planejado (em horas)
-
Tempo Total Planejado (em horas)
-
Custo Total Planejado (em reais)
-
Desvio Padrão
-
Variância (em minutos)
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Passo 17: O Tempo Planejado é calculado por meio da fórmula do PERT:
O = Otimista, P = Pessimista, e M = Mais provável = Realista.
Para que os valores não fiquem quebrados, foi arredondado para horas inteiras ou com meia hora de diferença.
Passo 18: O Tempo planejado total é o valor do Tempo planejado multiplicado pela quantidade de membros envolvido naquela atividade.
Passo 19: Depois que se tem o tempo total de cada atividade, multiplica esse valor pela hora/pessoa. E se tem o Custo total planejado.
Passo 20: O Desvio Padrão segue a fórmula:
Por exemplo:
| Tempo Otimista | Tempo Realista | Tempo Pessimista | Desvio Padrão |
|---|---|---|---|
| 1:00 | 1:40 | 2:00 | 0:10 |
No caso foi feito o Desvio Padrão em minutos porque em horas o número ficaria muito pequeno.
Passo 21: A Variância segue a fórmula:
Que é o quadrado do Desvio Padrão:
Na tabela a Variância é multiplicada pela quantidade de membros envolvidos, e o resultado é em minuto.
A Gestão de Valor Agregado (EVM em inglês) é considerada como um dos melhores métodos para analisar a evolução dos custos e prazos de um projeto devido à sua eficiência. Foi desenvolvida em 1960 pelo Departamento de Defesa dos EUA a partir de um outro modelo de controle de projetos S/SCSC. A ideia era criar um padrão para medir o desempenho de um projeto, o que acabou evoluindo e se estendendo para o mercado em geral.
Podemos dizer que a GVA é uma abordagem estruturada que integra o escopo, o cronograma e os recursos, para então medir o desempenho e o progresso do que foi planejado. Esse desempenho pode ser mensurado a partir da comparação entre o valor agregado e o custo real. Já o progresso compara o valor agregado com o valor planejado. Entende-se como valor agregado o valor orçado para realizar o trabalho requerido pelo projeto em um tempo determinado.
Quatro ideias centrais dão a tônica da Gestão de Valor Agregado no gerenciamento de projetos:
1. Estabelecer as linhas de base de escopo, tempo e custo antes de iniciar um projeto;
2. Determinar qual será o ritmo de execução do projeto (entregas, tarefas e custos, sobretudo);
3. Integrar as linhas de base do projeto;
4. Acompanhar a execução do projeto utilizando indicadores do método GVA.
GVA é diferença entre o valor de planejamento e o valor agregado.
Valor planejado, como o próprio nome diz, mostra o valor que foi determinado previamente para um projeto, enquanto valor agregado mostra o quanto de valor o projeto realmente ganhou ao longo de sua execução e também ao final.
Vamos começar?! Basta Seguir os seguintes passos :D
Passo 01: Ter feito a Estrutura Analítica de Projeto e o cronograma.
Passo 02: Para a disciplina de GPP/MDS por ter um período já definido da entrega, e estimando as horas fora de aula necessárias para a realização do projeto, toma-se como base:
baseline de custo = valor aluno/hora x horas trabalhas por semana
Passo 03: Fazer a Estimativa de 3 pontos.
Passo 04: Gerar planilha do valor agregado
Passo 05: Gerar gráficos.
Passo 06: Realizar análise de índices.
Os valores que são trabalhados no GVA são:
Com a obtenção dos valores descritos na secção acima, é possível obter os índices que servirão como indicadores da situação atual do projeto.
| Sigla | Significado |
Fórmula |
Interpretação |
|---|---|---|---|
| VC | Variação de Custos | VC=VA-CR | Negativo: Custo do projeto está acima do orçado. |
| Positivo: Custo do projeto está abaixo do orçado. | |||
| VP | Variação de Prazos | Vpr=VA-VP | Negativo: Cronograma do projeto está atrasado. |
| Positivo: Cronograma do projeto está adiantado. | |||
| IDC | Índice de Desempenho de Custos | IDC=VA/CR | Negativo: Custo do trabalho realizado está acima do orçado. |
| Positivo: Custo do trabalho realizado está abaixo do orçado. | |||
| IDP | Índice de Desempenho de Prazos | IDP=VA/VP | Negativo: Trabalho realizado está atrasado em relação ao planejado. |
| Positivo:Trabalho realizado está adiantado em relação ao planejado. |
Para gerar a planilha de valor agregado é necessário ter os valores planejados, reais e agregados. No tópico acima está explicando como calcular o valor planejado. A seguir será explicado como gerar o valor real e agregado.
O valor real é o valor do que realmente foi gasto pelo time, dos esforços que eles tiveram nas atividades. Para isso é necessário gerar uma tabela para monitorar as horas trabalhadas semanalmente por cada integrante e em qual atividade eles estavam trabalhando. A imagem a seguir mostra o exemplo de uma tabela para preencher horas semanais.
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A tabela mostra que deve criar um campo para somar as horas totais trabalhadas por todos integrantes em cada semana. A seguir mostra uma imagem preenchida com exemplos de atividades, datas e tempo.
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Devem ser somadas todas as atividades em que os alunos trabalharam de todas as semanas.
Após preencher as tabelas de horas, deve-se relacionar as atividades das tabelas de horas com as atividades que foram planejadas ao fazer o cronograma, para saber quanto tempo cada aluno gastou trabalhando nas atividades que foram planejadas no cronograma.
Após saber quanto tempo cada aluno trabalhou em cada atividade, deve-se multiplicar o tempo total gasto em cada atividade pelo custo da hora de trabalho, no caso dos alunos da UNB em 2017, o custo é 15.30 reais.
A imagem abaixo mostra quanto tempo cada aluno trabalhou em cada atividade e faz-se o somatório do tempo total gasto em cada atividade.
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Exemplo: Na atividade 1: Apresentar Equipe, tem-se quanto tempo cada aluno trabalhou nela, somando o tempo em que cada um trabalhou nela, tem-se o total de 11 horas gastas na atividade de apresentar a equipe. Portanto para saber o custo dessa atividade é só multiplicar 11:00 horas por 15,30 reais o custo da hora, que resulta em 168,30 reais.
Após descobrir o custo total de cada atividade deve-se somar o custo de todas as atividades e assim é possível saber o **custo real** de cada iteração ou do projeto inteiro.
O valor agregado é o que foi entregue para o cliente e que agrega valor para ele. O valor agregado será calculado por iteração. **Vale ressaltar que cada atividade da iteração agrega o mesmo tanto para o cliente, na metodologia tradicional.** Portanto o primeiro passo a se fazer é contar quantas atividades tem na iteração e dividir 100% pelo número de atividades, para descobrir o peso de cada atividade. A imagem abaixo explica melhor como descobrir o peso de cada atividade na iteração.
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A imagem acima contém 6 colunas preenchidas. Abaixo será explicado cada uma delas.
Atividade: Representam as atividades de cada iteração, no caso da imagem a iteração 0 e a iteração 1.
Tempo Planejado (em horas): Tempo planejado para executar a atividade por completo.
Custo planejado (em reais): Custo planejado que será gasto para realizar a atividade por completo.
Tempo real (em horas): Tempo real que foi gasto na atividade .
Custo real (em reais): Custo real que foi gasto na atividade.
Participação da iteração (porcentagem): Percentual que a atividade representa na iteração. Cada iteração representa 100% com todas as suas atividades, então no exemplo da iteração 0 que tem 2 atividades, dividindo 100% da iteração 0 em 2 atividades, cada atividade equivale a 50%, que é o valor da coluna. No exemplo da iteração 1 que tem 9 atividades, divide-se o 100% da iteração 1 em 9 atividades e tem o resultado que cada atividade equivale aproximadamente
A imagem a seguir apresenta a próxima coluna.
Esforço individual (porcentagem): Representa o percentual que foi cumprido da tarefa. No exemplo abaixo todas as atividades da iteração 0 foram terminadas 100%, na iteração 1 a atividade elaborar CANVAS não foi nem iniciada, portanto 0% feito e a tarefa Elaborar plano de escopo foi realizado 75%.
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A imagem a seguir contém o preenchimento do campo Esforço total (porcentagem). Que representa o quanto foi agregado de cada iteração, para conseguir esse valor tem que multiplicar o percentual agregado (Esforço individual(porcentagem)) pelo percentual que a atividade representa na iteração (Participação da iteração (porcentagem)) e dividir por 100% para manter o percentual.
Ex: atividade apresentar equipe, (100% x 50%)/ 100% representa que foi agregado 50% da iteração.
Ex: atividade Elaborar plano de escopo 75% X 11.11% representa que foi agregado 8.33% da iteração.
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Por fim, para calcular o valor agregado em reais é necessário multiplicar o Esforço individual(porcentagem) pelo custo planejado (em Reais) e dividir por 100. A imagem abaixo mostra melhor alguns exemplos.
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Ex: atividade Elaborar cronograma, multiplica (100% x 420.75) /100 e o custo final é 420.75, o resultado deu o mesmo que o custo planejado porque foi concluido 100% da atividade
Ex: atividade Elaborar plano de escopo, multiplica (75% x 191.25) / 100 e o custo final é 143.44, o resultado de valor agregado deu menor que o planejado porque a atividade não foi concluida.
Logo, está calculado o valor agregado de cada atividade, e ao fazer um somatório de cada atividade da iteração tem-se o valor agregado da iteração e é possível comparar com o custo planejado e o custo real.
A seguir será explicado como montar os gráficos dos índices de custo e prazo.
Serão gerados 3 tipos de gráficos:
- Valor Planejado X Valor Agregado X Valor Real
- Variação de Custos X Variação de Prazos e
- Índice de Desenvolvimento de Custos X Índice de Desenvolvimento de Prazos.
Passo 1 - Criar uma planilha de valores acumulados
Para gerar um gráfico que percorra todas as iterações realizadas é necessário que os valores presentes no gráfico sejam acumulados. Portanto precisa criar uma tabela que liste os valores acumulados, como no exemplo abaixo:
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Deverá ser exportado 3 colunas da planilha de Valor Agregado, como as mostradas abaixo:
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Na mesma planilha deve-se criar 3 colunas, como mostrado abaixo. Nessas colunas haverá o valor acumulado referente à coluna exportada da planilha Valor Agregado.
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Passo 2 - Pegar os valores das iterações
Para se formar o gráfico os valores que nele serão inseridos, são os referentes as iteração, como no exemplo abaixo:
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Passo 3 - Gerar o gráfico
Para se formar o gráfico os valores que nele serão inseridos, são os referentes as iteração, como no exemplo abaixo:
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Passo 1 - Criar planilha de valores acumulados da Variação de Custos
Seguindo a fórmula que fora mostrada no tópico Índices, aqui deve-se calcular a Variação de Custos de cada atividade e depois fazer o acumulado desses valores, como no exemplo abaixo:
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Passo 2 - Criar planilha de valores acumulados da Variação de Prazos
Seguindo a fórmula que fora mostrada no tópico Índices, aqui deve-se calcular a Variação de Prazos de cada atividade e depois fazer o acumulado desses valores, como no exemplo abaixo:
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Passo 3 - Gerar o gráfico
Para se formar o gráfico os valores que nele serão inseridos, são os referentes ao acumulado de cada atividade, como no exemplo abaixo:
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Passo 1 - Criar planilha de Índice de Desenvolvimento de Custos
Seguindo a fórmula que fora mostrada no tópico Índices, aqui deve-se calcular a Índice de Desenvolvimento de Custos de cada atividade, como no exemplo abaixo:
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Passo 2 - Criar planilha de Índice de Desenvolvimento de Prazos
Seguindo a fórmula que fora mostrada no tópico Índices, aqui deve-se calcular a Índice de Desenvolvimento de Prazos de cada atividade, como no exemplo abaixo:
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Passo 3 - Gerar o gráfico
Para se formar o gráfico os valores que nele serão inseridos, são os referentes aos valores de cada atividade, como no exemplo abaixo:
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Após ter calculado os índices de orçamento e de tempo, é possível analisar como está o andamento do projeto segundo a tabela abaixo.
Através dos índices obtidos no cálculo acima e olhando a tabela é capaz de localizar a situação do projeto. Escolha a célula que mostre o índice correto de custo e prazo e a célula escolhida indicará se a situação é boa, ruim ou simplesmente insuficiente avaliar devido à necessidade de mais dados.
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PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 5a. ed. - EUA: Project Management Institute, 2013
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Relatório de Custos - Grupo Escola X - Planilha de Custos
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Builder, P. O que é gestão de valor agregado (GVA), e qual a importância dele para a minha empresa? . Acessado em maio de 2017.