Что нужно для организации конференции:
Зал ~200 мест.
На сцене должна быть либо трибуна, либо небольшой стол с хвостом к проектору, никакого президиума с кучей стульев не нужно. Докладчик должен свободно перемещаться по сцене, но не загораживать проектор.
- Проектор:
- разрешение: 4:3, 1024 на 768 (возможно 1280 на 768, или плазменные панели)
- выход: VGA, DVI, HDMI
- Проводной интернет для трансляции видео и использования участниками конференции. Если есть возможность, провод для трансляции и провод для Wi-Fi должны быть независимы, ну или должна быть возможность быстро откоючить Wi-Fi.
- Роутеры из рассчета по одному на каждые 50 человек.
- Минимум два микрофона и техник, который будет отвечать за них весь день. Комплект запасных батареек.
- По возможности, головной микрофон для докладчика.
Анонс делается не позже, чем за месяц. В анонсе должна быть указана общая продолжительность конференции и представлено не меньше половины программы.
Анонс представляет собой:
- Страницу конференции в расписании событий на сайте http://webstandardsdays.ru/.
- Новость на http://web-standards.ru/, кросспост по соцсетям.
- Возможно, пресс-релизы у партнеров и спонсоров.
Сразу после анонса делается рассылка по списку прошлогоднего WSD в городе, где планируется конференция.
За 5 дней до конференции проводится вторая рассылка по списку зарегистрировавшихся с напоминанием о конференции.
Страница располагается в расписании событий на сайте http://webstandardsdays.ru/ и содержит:
- Программу.
- Фотографии и биографии подтвержденных докладчиков.
- Логотипы и описание партнёров и спонсоров.
- Форму регистрации.
- Схему проезда.
Регистрация находится на странице события и представляет собой обычную форму Google Docs и XLS-файл, куда всё построчно пишется.
Должна содержать:
- ЯндексКарту.
- Адрес.
- Описание, как лучше всего добраться от ближайшей станции метро.
- Список остановок общественного транспорта.
- Ссылку на сайт.
Лучше иметь также фотографию входа или фасада здания.
Для печати бейджей можем предоставить макеты и данные об участниках или сразу готовые к печати страницы.
Список помощников формируется из тех, кто будет на мероприятии и готов помочь во всех необходимых вопросах. Важно, чтобы помощник не докладывал, а докладчик не помогал. Важно, но не критично.
- Составить список мест, маршруты к ним.
- Дать участникам конференции твёрдый час-полтора на обед.
Как минимум, будет фотоаппарат на штативе, который будет писать лицо докладчика. Лучше, чтобы в зале была вторая камера. Если не будет найдено вообще ничего, Вадим Макеев будет снимать на свой фотоаппарат.
Перед началом каждого доклада на уже подключённом ноутбуке запускается QuickTime и начинает писать весь экран для монтажа видео.
Дополнительно нужно найти:
- Человека, который будет непрерывно стоять у фотоаппарата и записывать докладчика крупным планом. Помимо того, который будет снимать на вторую камеру.
- Человека, который будет стоять со второй камерой и снимать средний или общий план.
- Лампу, чтобы осветить докладчика для съёмки, но не мешать проектору.
Трансляция делается через канал на Youtube. Для трансляции нужно проводное интернет-подключение с исходящей скоростью не менее 1,5 Мбит/с, которое предназначено исключительно для трансляции.
Важно, чтобы в перерывах между докладами в видеопоток не попадала музыка из зала, так как сервис может заблокировать всю трансляцию за нарушение авторских прав.
В зале нужен будет фотограф, который будет в зале весь день, и сможет снять происходящее. Фоторепортажи в стиле того, что делал Артемий Ломов: раз, два, три.