데일리 미팅은 매일, 업무 진행 상태를 확인하고 조율하는 자리입니다. 우리가 하는 일은 매우 불확실해서 해보기 전에는 알 수 없는 것들로 가득합니다. 그래서 일을 진행하면서 알게 된 사실을 계속 공유하고 업무를 조정해야 합니다.
데일리 미팅은 구성원이 자신의 업무를 공유하고 빨리 문제를 드러내서 동료와 협력하도록 돕는 자리입니다. 프로세스에 매몰되지 않기 위해서 미팅은 가능한 짧게(10분 - 20분 정도) 끝을 냅니다.
매일 하는 데일리 미팅은 잘못하면 지루한 요식행위로 느껴지기 쉽습니다. 그래서 구성원의 자발적 참여도와 논의의 집중력을 높일 수 있는 방안을 끊임없이 고민해야 합니다.
우리 팀의 데일리 미팅 포맷은 이런 고민 위에 만들어졌고 계속 다듬어 가고 있습니다.
데일리 미팅은 아래의 단계로 진행을 합니다.
- 출근 직후 업무 계획
- 데일리 미팅
- 체크인
- 데일리 로그 리뷰
- 미팅 개설
출근을 하면 바로 위키의 데일리 로그에 오늘 할 업무를 정리합니다. 우리 팀이 사용하는 포맷은 아래와 같습니다.
오늘 자신이 할 일을 적습니다. 자연스레 하루의 업무를 정리하는 습관을 만들어 줍니다. 업무 관련자를 위키에 태그로 입력을 하면 자동으로 업무 알림을 전달할 수도 있습니다.
잘 안 풀리는 문제, 공유하고 싶은 내용, 동료와 함께 논의하고 싶은 내용을 짧게 적습니다.
어제 일을 하면서 새로 알게 되어 팀에 공유하고 싶은 내용을 적습니다. 가능하면 상세한 내용은 다른 장소에 적고, 데일리 로그에는 링크만 남깁니다.
간단한 게임을 해서 데일리 미팅을 진행할 진행자를 선정합니다. 진행자는 정해진 시간 안에 데일리 미팅을 효과적으로 할 수 있게 유도해야 합니다.
이렇게 하면 데일리 미팅의 지루함을 덜 수 있고, 다양한 구성원이 프로세스 진행을 경험해 볼 수 있습니다. 우리 팀은 진행자를 선정할 때 복불복 제비뽑기를 이용합니다.
현재 상태를 5점 만점의 별점으로 공유합니다. 이 단계에서 두 가지 효과를 얻을 수 있습니다. 동료의 현재 감정을 읽을 수 있습니다. 어색함을 덜고, 참여하게 만듭니다.
오늘의 데일리 로그를 함께 2분간 정독합니다. "동료가 오늘 할 일 중에서 나와 관계 있는 일"이 있는지 살펴봅니다. 로그를 정독했으면 한 명씩 돌아가면서 아래의 순서로 진행을 합니다.
- 질문 받기 → "저한테 질문할 분이 계신가요?"라고 말하기
- 질문 외에 도움이나 논의, 제안도 가능
- 모든 논의는 3분 이내로 진행 → 길어지면 별도 미팅 개설
- 질문이 끝나면 이슈/공유
- 이슈/공유가 끝나면 YIL 공유
이 때 질문을 받는 사람이 프로세스 주도권을 갖도록 만들어야 합니다. 그래야 참여도와 집중도를 높일 수 있습니다.
논의를 하는 데에 5분 이상 소요될 것 같은 내용은 데일리 미팅에서 다루지 않습니다. 논의할 주제별로 미팅 개설 담당자와 참여자를 할당하여, 데일리 미팅 후에 논의를 진행할 수 있게 돕습니다.